Urzędy pękają w szwach. Wszystko przez jedną zmianę w ustawie

Urzędy pękają w szwach

W wielu miastach Polski — w tym Warszawie, Krakowie, Wrocławiu czy Gdańsku — do urzędów pracy i urzędów wojewódzkich zgłasza się znacznie więcej osób niż jeszcze rok temu. Główną przyczyną jest nowa ustawa dotycząca zasad dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom i zmiany związane z rynkiem pracy, które weszły w życie 1 czerwca 2025 r.

Do tej pory wielu pracodawców i przedsiębiorców korzystało z prostych oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, które można było składać stosunkowo szybko. Nowa ustawa nie tylko wymaga składania całej dokumentacji elektronicznie przez portal praca.gov.pl, lecz nakłada też szereg nowych obowiązków — m.in. konieczność przesłania kopii umowy o pracę cudzoziemca przed rozpoczęciem pracy oraz ścisłych terminów zgłaszania rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia . To oznacza, że każdy przedsiębiorca i pracodawca musi wielokrotnie odwiedzić urzędy lub logować się w systemach e-urzędu, aby uzupełnić formalności. Efekt? Urzędy pracy i wydziały ds. cudzoziemców są przeciążone, a kolejki rosną z dnia na dzień. To także przekłada się na dłuższy czas oczekiwania na decyzje — zarówno w sprawie zezwoleń na pracę, jak i rejestracji cudzoziemców.

Problematyczne są także niedopracowane akty wykonawcze do nowej ustawy. Jak wskazują prawnicy i urzędnicy, ich brak spowodował chaos interpretacyjny w praktyce — jedne urzędy stosują nowe reguły dosłownie, inne wymagają dodatkowych informacji, co dodatkowo wydłuża obsługę wniosków i dokumentów . Taki stan rzeczy oznacza, że do wielu urzędów zgłasza się nie tylko więcej osób, ale też częściej trzeba składać poprawki czy uzupełnienia, co jeszcze bardziej obciąża system.

Kluczowe zmiany w ustawie

Kluczowa zmiana, o którą opiera się cała sytuacja z kolejkami i przeciążeniem urzędów, to nowe regulacje dotyczące zatrudniania cudzoziemców i obsługi formalności z tym związanych, które wprowadzono ustawą z 20 marca 2025 r. i które zaczęły obowiązywać od 1 czerwca 2025 r. Najważniejsze elementy zmian

• Elektroniczna procedura wniosków i oświadczeń — wszystkie dokumenty, wnioski o wydanie zezwolenia na pracę czy oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi muszą być składane wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Dokumenty złożone w formie papierowej są pomijane lub wymagają ponownego złożenia 
• Nowe obowiązki informacyjne — pracodawca zobowiązany jest m.in. do przesłania kopii umowy o pracę do urzędu jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia cudzoziemca oraz do zgłaszania rozpoczęcia i zakończenia pracy w określonych terminach (np. w ciągu 7 lub 14 dni).
• Zniesienie testu rynku pracy — zlikwidowano obowiązek przeprowadzania testu rynku pracy (czyli potwierdzania, że na dane stanowisko nie ma odpowiednich kandydatów wśród bezrobotnych), co miało przyspieszyć procedury, ale jednocześnie przeniosło ciężar formalności na pracodawców i urzędy.

Zmiany miały uprościć procedury i usprawnić system legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, ale w praktyce doprowadziły do przeciążenia urzędów i konieczności częstych wizyt lub logowań w systemach, zwłaszcza wtedy, gdy brakuje automatyzacji czy odpowiednich przepisów wykonawczych. Brak spójnych aktów wykonawczych tylko potęguje problem, gdyż różne urzędy interpretują te same przepisy w odmienny sposób.

Ważna informacja dla petentów

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają cudzoziemców lub planują to robić, muszą pamiętać, że formalności, które kiedyś były krótkie i często jednorazowe, teraz wymagają regularnej i precyzyjnej obsługi. Oto najważniejsze kwestie:

1. Elektroniczne składanie dokumentów - wszystkie oświadczenia i wnioski muszą być składane elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Nie jest możliwe składanie papierowych wersji — wnioski takie mogą pozostać bez rozpatrzenia lub wrócić do nadawcy.
2. Terminy zgłoszeń -po zatrudnieniu cudzoziemca pracodawca ma określone terminy na zgłoszenie rozpoczęcia i zakończenia pracy (np. do 7 lub 14 dni od danych zdarzeń) oraz musi przesłać kopię podpisanej umowy przed rozpoczęciem zatrudnienia . Niedopełnienie tych terminów może skutkować koniecznością ponownego uzupełnienia wniosków i kolejnymi wizytami w systemie administracji.
3. Przygotowanie pełnej dokumentacji - nowe przepisy wymagają często dodatkowych dokumentów i informacji — urzędy mogą żądać szczegółowych danych o umowach, składkach ZUS, podatkach i statusie cudzoziemca. Brak odpowiednich dokumentów wydłuża proces rozpatrywania wniosku i generuje konieczność poprawy zgłoszeń.
4. Skomplikowane przepisy i ryzyko błędów - brak spójnych aktów wykonawczych sprawia, że interpretacja nowych regulacji jest w praktyce różna w zależności od urzędu, co może prowadzić do błędów proceduralnych. Przedsiębiorcy powinni zatem planować większy zapas czasu na formalności oraz korzystać z fachowej pomocy prawnej lub doradztwa, by uniknąć komplikacji.